Oui-Scan : Révolutionnez votre gestion d'équipements avec les QR codes

Dans le secteur industriel, la gestion des équipements est un défi quotidien : où se trouve cette machine ? Quand a-t-elle été maintenue pour la dernière fois ? À quel chantier est-elle affectée ? Ces questions simples se transforment souvent en heures de recherche dans des tableurs Excel obsolètes ou des registres papier peu fiables.

Oui-Scan répond à ce problème avec une solution simple et efficace : un scan de QR code depuis votre smartphone suffit pour accéder instantanément à toutes les informations de vos équipements, mettre à jour leur statut et tracer leurs mouvements.

Le problème de la gestion manuelle

Aujourd'hui, la majorité des entreprises industrielles gère encore ses équipements avec des méthodes inadaptées. Les tableurs Excel impliquent des mises à jour manuelles sources d'erreurs, des versions multiples créant des conflits de données, et aucune possibilité d'utilisation sur le terrain. Les registres papier présentent des risques de perte ou détérioration, des recherches fastidieuses et pas de vision globale du parc. Les logiciels GMAO traditionnels coûtent souvent plus de 10 000€, nécessitent une formation longue avec des interfaces peu intuitives et obligent à utiliser un poste informatique.

Ces méthodes obsolètes génèrent des coûts cachés importants. Le temps perdu représente 2 à 3 heures par jour de recherche d'équipements, soit environ 15 000€ par an et par technicien. Les équipements perdus ou introuvables coûtent jusqu'à 30 000€ par an en rachat de matériel déjà possédé. La sous-utilisation des équipements due à une mauvaise allocation représente 25 000€ par an en capacité inutilisée. Les maintenances manquées sans planification centralisée engendrent 45 000€ par an en pannes et réparations d'urgence. Au total, ces coûts cachés peuvent représenter plus de 115 000€ par an pour une entreprise avec 500 équipements.

La solution Oui-Scan

Un concept simple et puissant

Oui-Scan repose sur un principe en trois étapes : équiper vos machines en collant un QR code sur chaque équipement, scanner avec l'application mobile Oui-Scan, puis gérer en accédant instantanément aux informations, mettant à jour le statut, traçant les mouvements et planifiant les maintenances. Un scan équivaut à une action instantanée pour la consultation, la mise à jour, l'affectation, l'historique ou la documentation, le tout accessible en 2 secondes.

Architecture et fonctionnement

Le flux de données commence par les équipements industriels dotés de QR codes, se poursuit par le scan QR via la caméra du smartphone, puis l'application mobile Oui-Scan (iOS/Android) qui communique avec le Cloud Oui-Connect assurant la base de données centralisée, la synchronisation temps réel et l'historique complet. Le système peut aussi s'intégrer avec votre ERP pour l'export et l'import automatique.

Fonctionnalités essentielles

Identification instantanée : Un simple scan affiche le nom et la référence de l'équipement, la photo et documentation technique, la localisation actuelle (site, chantier, dépôt), le statut en temps réel (en service, en maintenance, hors service, en transit), le responsable ou affectataire, la date de mise en service ainsi que le numéro de série et les informations constructeur.

Traçabilité complète : L'historique exhaustif enregistre tous les mouvements entre sites, chantiers et dépôts, les interventions de maintenance réalisées, les changements d'affectation et modifications de statut, avec horodatage et auteur de chaque action. Par exemple, vous pouvez voir qu'un équipement a été déplacé du dépôt de Nantes au chantier de Saint-Nazaire le 10 janvier à 14h32 par Baptiste, qu'une maintenance préventive a été réalisée le 8 janvier par Asmaa avec prochaine révision prévue en avril, et qu'il a été affecté à l'équipe Maintenance Secteur Ouest par Adrien le 3 janvier.

Gestion d'inventaire temps réel : Le dashboard mobile offre une vue d'ensemble du parc avec 87% d'équipements actifs (435/500), 8% en maintenance (40/500) et 5% hors service (25/500). La répartition par localisation montre par exemple 145 équipements au dépôt de Nantes, 89 au chantier de Saint-Nazaire, 78 au site de La Roche et 12 en transit. Les filtres avancés permettent de trier par statut, localisation, type ou affectation avec des compteurs automatiques et des alertes sur les stocks bas.

Planification de maintenance : La maintenance préventive intelligente permet de créer des fiches d'intervention avec rappels automatiques selon la périodicité, des checklist de contrôle intégrées, la validation par signature électronique, l'enregistrement des pièces détachées utilisées et des photos avant/après. Oui-Scan peut même s'intégrer avec Oui-Access pour déclencher automatiquement des opérations de maintenance basées sur les données de monitoring comme les heures de fonctionnement, les cycles ou les températures.

Cas d'usage concrets

Entreprise de location de matériel

Une société de location de nacelles et engins de chantier gérait 350 équipements avec Excel et rencontrait des problèmes majeurs : équipements perdus entre les dépôts, doubles réservations clients, retards de maintenance générant des pannes, et facturation clients basée sur des estimations plutôt que sur la réalité.

Après le déploiement d'Oui-Scan, les résultats ont été immédiats. La localisation exacte en temps réel de chaque équipement a été établie avec un historique complet des mouvements. Le planning de location synchronisé a éliminé les doubles réservations. Les alertes automatiques de maintenance ont permis de suivre les heures d'utilisation réelles. La facturation automatique basée sur les durées exactes a augmenté le chiffre d'affaires. En seulement 6 mois, l'entreprise a récupéré 12 équipements considérés comme perdus (valeur 85 000€), réduit les pannes de 60% grâce à la maintenance préventive, augmenté le taux d'utilisation des équipements de 35% à 72%, et amélioré la satisfaction client avec moins d'annulations. Le ROI a été de 850% avec un temps de retour sur investissement de seulement 3 mois.

Service maintenance industrielle

Une équipe de 25 techniciens assurant la maintenance de sites industriels avait des difficultés : ils ne savaient pas quels outils étaient disponibles ni où les trouver, perdaient du temps à chercher l'historique des interventions, utilisaient du matériel non vérifié créant des risques de sécurité, et rencontraient des difficultés de facturation au client.

Avec Oui-Scan, le scan de l'outillage avant départ en intervention a permis l'affectation automatique au technicien. L'historique complet de chaque outil a été établi avec dates de calibration et maintenance. Les fiches d'intervention mobiles ont facilité la signature client directement sur smartphone. Le rapport automatique des heures et matériel utilisé a été mis en place. En 4 mois, le gain de temps quotidien était de 45 minutes par technicien (recherche d'outils), soit 18 750€ d'économie annuelle. Le taux de conformité des outils a atteint 100% avec calibrations à jour. La facturation clients est devenue 100% traçable et justifiable. Les litiges de facturation ont été réduits de 80%. Le ROI atteint 625% avec retour sur investissement en 5 mois.

Comparaison avec les alternatives

Par rapport aux tags RFID, Oui-Scan offre un avantage économique considérable. Alors que les lecteurs RFID coûtent entre 500€ et 2 000€ par unité et les tags RFID entre 0,50€ et 5€ par équipement, les QR codes ne coûtent que 0,05€ à 0,20€ par unité avec des smartphones que vos équipes possèdent déjà. Les QR codes ne nécessitent aucune formation spécifique, fonctionnent instantanément sans problème de portée de lecture, et permettent une mise à jour immédiate des informations via le cloud. Pour 500 équipements, le coût initial est de 25€ à 100€ contre 2 750€ à 12 500€ pour le RFID, soit 95% d'économies.

Face aux tableurs Excel, Oui-Scan apporte une vraie révolution. Excel est limité par son accès mono-utilisateur avec conflits de versions, nécessite des mises à jour manuelles sources d'erreurs, n'offre aucune traçabilité en temps réel, et ne fonctionne pas sur mobile terrain. Oui-Scan permet un accès multi-utilisateurs simultané avec synchronisation automatique cloud, une mise à jour instantanée par scan QR, un historique complet horodaté et traçable, et fonctionne 100% mobile sur le terrain.

Comparé aux logiciels GMAO traditionnels, Oui-Scan se distingue par son prix (30€/mois contre 10 000€+ à l'achat), sa mise en œuvre (immédiate contre 3 à 6 mois de déploiement), sa facilité d'utilisation (aucune formation contre formation obligatoire de plusieurs jours), et son accessibilité (100% mobile contre nécessite un PC).

Déploiement simple et rapide

Le déploiement d'Oui-Scan se fait en 5 étapes simples. La préparation consiste en un audit initial de votre parc d'équipements avec catégorisation selon vos besoins métier et création des QR codes personnalisés. L'installation de l'application mobile sur les smartphones de vos équipes (iOS et Android) se fait avec création des comptes utilisateurs et attribution des profils et permissions. L'identification implique le collage des QR codes sur chaque équipement avec saisie des données de base (nom, localisation, statut). La formation rapide de vos équipes (30 minutes en moyenne) comprend des démonstrations pratiques sur le terrain. Enfin, la mise en production lance l'utilisation quotidienne avec support technique inclus et ajustements selon vos retours.

Durée totale : 1 à 3 jours selon la taille de votre parc. Support inclus : Accompagnement complet pendant les 3 premiers mois.

Tarification et ROI

Oui-Scan fonctionne sur un modèle d'abonnement mensuel flexible. La formule STARTER à 15€/mois permet de gérer jusqu'à 100 équipements avec 5 utilisateurs, l'application mobile iOS/Android, un support email sous 48h et la formation incluse. La formule BUSINESS à 30€/mois étend la capacité jusqu'à 500 équipements avec 20 utilisateurs, toutes les fonctionnalités Starter plus la synchronisation ERP, un support prioritaire sous 24h, des tableaux de bord avancés et une API personnalisée. La formule ENTERPRISE sur devis offre des équipements et utilisateurs illimités, une infrastructure dédiée, un SLA 99.9%, un support 24/7, un account manager dédié et des développements sur mesure. Aucun engagement n'est requis, les abonnements sont résiliables à tout moment.

Calcul du ROI

Pour une entreprise avec 200 équipements et 10 techniciens utilisant la formule Business (30€/mois), l'investissement annuel total est de 360€. Les économies annuelles générées incluent 37 500€ de temps gagné (30 min/jour/technicien), 15 000€ d'équipements non rachetés inutilement, 8 000€ de réduction des pannes grâce à la maintenance préventive, et 6 500€ d'amélioration du taux d'utilisation. Le gain net annuel atteint 66 640€ pour un ROI de 4 769% avec un temps de retour sur investissement de seulement 8 jours.

Sécurité et conformité

Protection des données

Toutes les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés en Europe avec conformité RGPD garantie. Les accès sont chiffrés SSL/TLS et contrôlés avec authentification multi-facteurs disponible. Des sauvegardes automatiques quotidiennes avec rétention de 90 jours sont effectuées. La gestion fine des droits utilisateurs se fait par profil et équipe.

Normes et certifications

Oui-Scan s'intègre parfaitement dans vos processus existants conformément aux normes ISO 9001 (qualité), ISO 14001 (environnement) et ISO 45001 (santé et sécurité au travail). Les exports de données sont compatibles avec vos audits et certifications.

Questions fréquentes

Les QR codes résistent-ils aux conditions industrielles ? Absolument. Nous proposons des QR codes avec différents niveaux de résistance selon vos besoins : autocollants standard pour usage intérieur, autocollants renforcés résistants à l'eau et aux UV pour usage extérieur, plaques métalliques gravées pour environnements extrêmes (chaleur, produits chimiques), et codes imprimés directement sur l'équipement si possible. Tous nos QR codes ont une redondance d'erreur de 30% (restent lisibles même partiellement endommagés).

Combien de temps faut-il pour déployer Oui-Scan ? Pour un parc de 100 équipements, comptez 1 journée. Pour 500 équipements, 2 à 3 jours suffisent. Pour plus de 1000 équipements, le déploiement progressif par site est recommandé sur 1 à 2 semaines. L'application est opérationnelle dès le premier scan, et la formation des utilisateurs prend seulement 30 minutes en moyenne.

Contactez-nous

Notre équipe est à votre disposition pour une démonstration personnalisée, un audit gratuit de vos besoins, un accompagnement au déploiement et un devis sur mesure.

📧 Email : info@oui-connect.fr 📞 Téléphone : +33 6 37 73 72 05 🌐 Site web : www.oui-connect.fr

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Conclusion

La gestion manuelle d'équipements coûte cher en temps perdu, en matériel égaré et en opportunités manquées. Oui-Scan apporte une solution moderne, simple et accessible qui transforme votre smartphone en outil de gestion professionnel. Avec un déploiement en quelques jours, aucune formation complexe et un ROI mesurable dès les premières semaines, Oui-Scan s'impose comme la solution de traçabilité de référence pour les entreprises industrielles.

Plus de 200 entreprises nous font confiance pour gérer leurs équipements au quotidien. Rejoignez-les et découvrez la puissance de la traçabilité instantanée.

Oui-Scan : La traçabilité industrielle à portée de scan.